Tämä tietosuojaseloste sisältää kuvauksen Upsi Oy:n internetsivuston käyttöehdoista sekä asiakas- ja markkinointirekisterin henkilötietojen käsittelytoimista.

Varaamme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta, jotta internetsivuston käyttäjät sekä asiakas- ja markkinointirekisterin henkilöt ovat aina tietoisia, miten heidän tietojaan käsitellään. Voimassa oleva ja soveltuva tietosuojaseloste on aina saatavilla sivustoltamme.

Internetsivuston käyttöehdot

Upsi Oy ei hyödynnä omia (first party cookie) tai kolmansien osapuolien (third party cookies) evästeitä sivustoillaan. Yhteisöliitännäisiä tai muitakaan teknisiä mahdollisuuksia (ml. email tracking) vierailijoiden seurantaan ei käytetä.

Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Upsi Oy:n tuottamaan sivustoon. Sivusto sisältää linkkejä kolmansien tahojen hallinnoimille sivustoille, emme ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojaselosteet.

UPSI OY:N ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERIN SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Upsi Oy
Y-tunnus: 0124405-8
Osoite: Horsmakuja 8 A 4, 01300 Vantaa
Puhelin: 09 8386 350

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Mikko Koskelainen
Postiosoite: Horsmakuja 8 A 4, 01300 Vantaa
Puhelin: 09 8386 3516
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@upsioy.fi

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Upsi Oy:n (jäljempänä ”tilitoimisto”) asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien henkilötietoja.

4 Käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tilitoimiston olemassa olevien asiakkaiden osalta asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietoja käytetään lisäksi tilitoimiston tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinointiin. Asiakassuhteen hoitamisen ja ylläpidon osalta käsittelyperusteena on sopimus ja suoramarkkinoinnin osalta oikeutettu etu.

Potentiaalisia asiakkaita koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on tilitoimiston palveluita ja tuotteita koskeva suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen. Emme hyödynnä automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) markkinoinnin kohdentamiseksi.

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Tilitoimisto käsittelee seuraavia asiakkaidensa tai potentiaalisten asiakkaidensa edustajien sekä yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja:

• henkilön nimi
• henkilön yhteystiedot (osoite mikäli poikkeaa yrityksen osoitteesta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• henkilön edustama yritys ja asema yrityksessä
• käyttäjätunnus sähköisiin palveluihin (mikäli SaaS-palveluita on käytössä)
• markkinointikiellot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. rekisteröidyn tekemät yhteydenottopyynnöt verkkosivujen kautta, sähköpostitse vastaanotettu viestintä ja rekisteröidyltä saadut käyntikortit). Lisäksi henkilötietoja kerätään muista julkisista lähteistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yhteisöiltä.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Alla mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta:

• tilitoimisto voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaistahoille
• mikäli tilitoimistomme liiketoiminta myydään (osittain tai kokonaan) tai olemme osapuolena yritysjärjestelyssä, ostava tai hankkiva osapuoli saa käyttöönsä hallinnoimamme tiedot. Tällöin ulkopuoliset osapuolet tekevät tilitoimiston kanssa salassapitosopimuksen, joka kattaa myös henkilötietojen luovuttamisen.

8 Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso
• tilitoimisto on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi. Asianmukaisina suojatoimina pidetään muun muassa: Euroopan komission antamien tai hyväksymien tietosuojaa koskevien vakiolausekkeiden käyttöä siirtoa koskevissa sopimuksissa, yritystä koskevia sitovia sääntöjä (BCR), valvontaviranomaisen hyväksymiä ja rekisteröimiä käytännesääntöjä tai vastaavasti tietosuojan alalla akkreditoidun sertifiointielimen myöntämää sertifiointia yhdessä kolmannen maan rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän sitovien ja täytäntöönpanokelpoisten sitoumusten kanssa
• rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi
• henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste (esim. Privacy Shield -menettely siirrettäessä henkilötietoja Amerikan Yhdysvaltoihin)

9 Henkilötietojen säilytysaika

Olemassa olevien asiakkaiden osalta säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä, elleivät henkilötiedot ole tarpeen tässä selosteessa ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa. Markkinointirekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun yritys on tilitoimistolle potentiaalinen asiakas.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa
• vaatia, että tilitoimisto oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset ja epätarkat tiedot
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on tilitoimiston oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot tilitoimistolle, tilitoimisto käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että tilitoimisto ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Manuaalista, paperista aineistoa käsitellään tietoa vastaanotettaessa, siirrettäessä tietoja sähköisiin tietojärjestelmiin ja aineistoja tuhottaessa. Aineistoja säilytetään ennen tuhoamista lukitussa tilassa, jonne pääsyä on rajoitettu.

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tilitoimiston alihankkijoiden tietojärjestelmiin. Tietojärjestelmiin pääsy on rajattu henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tässä tietosuojaselosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.4.2018.